Hinweise zum Veröffentlichen auf GEO-LEOe-docs

Bevor Sie ein Dokument online veröffentlichen, sollten Sie klären, ob Sie dazu berechtigt sind.
  1. Wenn Sie nicht allein Urheber oder Urheberin sind, brauchen Sie die Zustimmung aller anderen Mitwirkenden.
  2. Wenn Sie Bilder oder Grafiken Anderer verwenden, sollten Sie ggf. auf deren urheberrechtlichen Schutz achten bzw. vor der Veröffentlichung eine Erlaubnis einholen. Bilder und Grafiken Anderer in wissenschaftlichen Arbeiten können aber auch unter das Zitationsrecht fallen. Das ist i.d.R. der Fall, wenn sie wissenschaftlichen Zwecken dienen (also inhaltlich relevant und nicht nur illustrativ sind), und mit einer korrekten Quellenangabe versehen sind.
  3. Wenn das Werk bereits veröffentlicht wurde, haben Sie evtl. einem Verlag die alleinigen Nutzungsrechte überschrieben.
    • Für Journal-Artikel bietet Scherpa/Romeo eine schnelle Übersicht, unter welchen Bedingungen ein wiss. Journal von sich aus Zweitveröffentlichungen gestattet.
    • Allgemein gilt: Ist das Journal restriktiv, machen Sie ggf. von Ihrem Zweitveröffentlichungsrecht (§ 38 Abs. 4 UrhG) Gebrauch. Dieses ist unveräußerlich, und bleibt somit von vertraglichen Übereinkünften unberührt. Es bezieht sich auf die Online-Veröffentlichung der Manuskriptversion (Postprint) von in Periodika erschienenen wissenschaftlichen Artikeln. Unter Einhaltung der einjährigen Embargofrist nach Erscheinen der Erstveröffentlichung dürfen Sie Ihren Artikel auf einem Repositorium Ihrer Wahl einstellen. Open Access-Lizenzen, wie die CC-Lizenzen, dürfen Sie in diesem Falle nicht vergeben, da diese sich auch auf Druckwerke erstrecken, während § 38 Abs. 4 UrhG nur die Online-Veröffentlichung abdeckt. Das Zweitveröffentlichungsrecht ist anwendbar, wenn Sie (oder eine Mit-Autorin bzw. ein Mit-Autor) eine EU- oder EWR-Staatsbürgerschaft haben bzw. diesen gleichgestellt sind; ebenfalls, wenn der Veröffentlichungsort in Deutschland ist. (Siehe auch: FID GEO aktuell: Zweitveröffentlichung von geowissenschaftlichen Verlagspublikationen, GMIT 84, S. 25-27, 2021, DOI 10.23689/fidgeo-5308)
    • Bei Büchern bzw. Buch-Kapiteln etc. ist in diesem Fall eine Anfrage beim Verlag empfehlenswert.

Nutzungslizenz

Überlegen Sie, welche Nutzungslizenz erteilt Sie vergeben wollen. Es gibt folgende Optionen:
GEO-LEOe-docs Nutzungslizenz
Obligatorisch ist die GEO-LEOe-docs Nutzungslizenz, mit der Sie der SUB Göttingen ein einfaches (=nicht ausschließliches) Recht zur Speicherung, Veröffentlichung und Format-Transformation des Dokuments gewähren. Nutzende dürfen Ihr Werk dann lesen, herunterladen, speichern und in geringer Anzahl drucken. Die GEO-LEOe-docs-Nutzungslizenz ist mit Inanspruchnahme des Zweitveröffentlichungsrechts (§ 38 Abs. 4 UrhG) vereinbar. Bei dieser Lizenz verbleiben die Rechte zur weiteren Nutzung und Veröffentlichung des Werks bei den Autorinnen und Autoren.
Open Access-Lizenzen
Zu einer Open-Access-Veröffentlichung im engeren Sinne gehört darüber hinaus die Freigabe zur Weiterverbreitung. Das Dokument darf dann auch von anderen Anbietern zum Download bereitgestellt oder anderweitig verfügbar gemacht werden.
Um Ihr Werk Open Access zu veröffentlichen, stehen Ihnen die Creative Commons (CC) -Lizenzen zur Verfügung. GEO-LEOe-docs empfiehlt die Vergabe der CC-BY Lizenz. Diese gestattet alle Formen der Nutzung, und verpflichtet lediglich zur korrekten Angabe der Urheberinnen und Urheber sowie der vergebenen Lizenz.
Folgende Einschränkungen können über CC-Lizenzen abgebildet werden:
  • BY = Namensnennung (Urhebende sind anzugeben)
  • SA = Share Alike (das Werk oder Teile davon darf bzw. dürfen nur unter derselben Lizenz weiterverbreitet werden)
  • ND = Non-Derivate (das Werk darf nicht verändert werden)
  • NC = Non-Commercial (keine Einbindung in kostenpflichtige Angebote)
Diese Komponenten können beliebig kombiniert werden, z.B. CC-BY-ND-NC. Die Einschränkungen der Nutzung über CC-BY hinaus können sich allerdings auch als kontraproduktiv erweisen, wenn dadurch z.B. die Aufnahme in ein käufliches Sammelwerk untersagt wird.
Hinweis: Wenn Sie einen Journal-Artikel im Kontext von § 38 Abs. 4 UrhG (s.o.) veröffentlichen, dürfen Sie keine CC-Lizenz vergeben, da dies mit den Rechten des Verlags kollidieren kann.

Einrichten und Funktionen eines Benutzerkontos

Benutzerkonto registrieren

  • Klicken Sie entweder oben rechts auf „Einloggen“ oder rechts auf den großen Button „Veröffentlichen“.
  • Beide führen zur Anmelde-Seite, auf der Sie ganz unten das Link zum Registrieren neuer Benutzerinnen und Benutzer anklicken können.
  • Im folgenden Fenster geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken den Button „Registrieren“.
  • Sie erhalten eine E-Mail an die angegebene Adresse. Bitte folgen Sie dem darin angegebenen Link.
  • Der Link aus der Mail führt Sie zum nächsten Schritt der Anmeldung. Bitte füllen Sie das Formular aus. Vor- und Nachname sind Pflichtangaben, ein Passwort ist auch erforderlich. Die Angaben „Telefon“ und „Sprache“ sind freiwillig.
  • Ihre Angaben und das Passwort können Sie bei Bedarf ändern.

Funktionen des Benutzerkontos

Angemeldeten Nutzenden stehen zwei zusätzliche Funktionen zur Verfügung:
  • Sammlungen abonnieren:
    • Sie können in Ihrem persönlichem Profil Sammlungen per Dropdown-Menü wählen und per Button „Hinzufügen“ abonnieren.
    • In der Folge werden Sie über Neuzugänge in den gewählten Sammlungen per E-Mail benachrichtigt.
    • Um eine Sammlung wieder aus Ihrer Liste zu entfernen, wählen Sie diese per Häckchen an und klicken den „Entfernen“ Button.
  • Veröffentlichen:
  • Wenn Sie eingeloggt sind, haben Sie die Möglichkeit, Dokumente auf GEO-LEOe-docs zu veröffentlichen. Beachten Sie dazu bitte die Hinweise unter „Zu klärende Urheberrechtliche Fragen im Vorfeld“ und „Nutzungslizenz“. Details zum Vorgang finden Sie im Folgenden unter „Veröffentlichungsprozess“.

Veröffentlichungsprozess (ein Dokument hochladen)

  • Die Einhaltung der guten wissenschaftlichen Praxis wird bei allen Publikationen vorausgesetzt.
  • Klären Sie Urheberrechtliche Fragen im Vorfeld (s.o.).
  • Entscheiden Sie, welche Lizenz Sie vergeben möchten und dürfen, die über die Basis-Lizenz des Repositoriums hinaus die Weiterverbreitung des Werks gestattet (s.o. unter „Nutzungslizenz“). GEO-LEOe-docs empfielt die Vergabe der CC-BY Lizenz.
  • Registrieren Sie sich auf GEO-LEOe-docs und loggen Sie sich ein.
  • Klicken Sie den Button „Veröffentlichen“, um durch die verschiedenen Arbeitsschritte bis zur Veröffentlichung geleitet zu werden.
  • Hinweis: Sie können den Vorgang zu jeder Zeit (vor Abschluss der Veröffentlichung) speichern und später fortsetzen.
Screenshot Veröffentlichen Button

Schritt 1: Sammlung auswählen

Screenshot Sammlung auswählen
  • Wählen Sie per Dropdown-Menü eine Sammlung aus. Es stehen 6 große thematische Sammlungen zur Auswahl, dazu Sammlungen verschiedener Schriftenreihen und Konferenzen.
  • Dieser Schritt entfällt, wenn Sie vorher bereits in einer Sammlung bewegt haben. In diesem Fall klicken Sie auf den Button „Hier veröffentlichen“.

Schritt 2: Metadatenimport

Screenshot Metadaten Import
  • Falls Ihre Publikation bereits veröffentlicht worden ist und über einen Digital Object Identifier (DOI) oder eine PPN (Pica-Produktionsnummer eines Katalogeintrags im Gemeinsamen Verbundkatalog, https://kxp.k10plus.de/) verfügt, können Sie hier den entsprechenden Identifier eintragen. Beim Klick auf "Weiter" werden die Metadaten zur Beschreibung Ihrer Publikation automatisch importiert und in das Formular des folgenden Schrittes "Beschreibung" übernommen.
  • Ist kein(e) DOI oder PPN vorhanden, lassen Sie bitte die beiden Felder leer und gehen Sie weiter!

Schritt 3: Auswahl des Publikationstyps

Screenshot Auswahl Publikationstyp
  • Hier geben Sie den Publikationstyp via Dropdown-Menü an. Dieser bestimmt, welche Metadatenfelder im folgenden Eingabeformular gesetzt sind (z.B. „Herausgeberin bzw. Herausgeber“ für Sammelwerke statt „Autor bzw. Autorin“ wie für Monographien).
  • Die wählbaren Publikationstypen sind: Zeitschriftenartikel, Monografie, Sammelband/Konferenzband, Sammelband-/Konferenzbeitrag und Karte, jeweils als „Erstpublikation“, „Zweitpublikation“ oder „digitalisiert“ zugeordnet, sowie Poster und Präsentation.

Schritt 4: Beschreiben (der Publikation)

Hier werden die Metadaten zur Beschreibung des Werks (Titel, Autorinnen und Autoren, Erscheinungsjahr, Dokumentart etc.) erfasst. Bitte füllen Sie die Felder möglichst vollständig aus!
Screenshot Dokument beschreiben
  • Wenn Sie im vorherigen Schritt einen Identifier angegeben haben, werden hier einige importierte Daten bereits eingetragen sein. In den meisten Fällen sind jedoch nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt. Bitte ergänzen Sie die leeren Felder und korrigieren Sie eventuelle falsche Angaben!
  • Erforderliche Felder sind mit * markiert.
  • Es gibt wiederholbare Felder (z.B. „Autorin(nen) bzw. Autor(en)“, um mehrere Mitwirkende anzugeben). Diese haben einen „Hinzufügen“ Button, um weitere Einträge hinzuzufügen. Um Einträge wieder zu entfernen können Sie diese per Häckchen anwählen und dann per Button „Löschen“ löschen.
  • Über „Dokumentart“ wird der übergeordnete Publikationstyp genauer definiert, z.B. für Dissertationen Publikationstyp „Monografie (Zweitpublikation)“ und Dokumentart „Hochschulschrift“. Sie können aus folgenden Dokumentarten wählen: Forschungsarbeit, Hochschulschrift, Konferenzbericht, Lehrbuch/Vorlesung, Anleitung, Exkursionsführer, Studienarbeit, Bibliografie, Festschrift, Karte, Zusammenfassung, Editorisches, Report, Präsentation, Poster, Zeitschrift, Quelle.
  • Zur inhaltlichen Beschreibung Ihrer Veröffentlichung ist es sinnvoll einen kurzen Abstrakt einzugeben sowie Schlagworte zu vergeben.
  • Als letztes Feld der Beschreibung (Schritt 4) haben Sie die Möglichkeit, eine Creative-Commons-Lizenz (s.o. unter „Nutzungslizenz“) zu vergeben. Der FID GEO empfiehlt die Vergabe der CC-BY Lizenz. Damit erhält Ihr Werk den Status Open Access im engeren Sinne.

Schritt 5: DOI erstellen

Screenshot DOI erstellen
  • Klicken sie auf den Button „DOI hinzufügen“, es sei denn, das Werk hat bereits eine DOI. Die DOI, die Ihr Werk nach Veröffentlichung bekommen wird, wird daraufhin angezeigt. Sie haben so die Möglichkeit, diese ggf. vor dem Hochladen in Ihrem Dokument zu vermerken.

Schritt 6: Hochladen

Screenshot Hochladen
  • Es muss mindestens eine Datei hochgeladen werden. Weitere Dateien (bspw. Anlagen) sind möglich.
  • Speichern Sie Ihre Datei als PDF bzw. PDF/A ohne Einschränkungen der Nutzbarkeit wie Druckschutz etc.. Für Abbildungen wie Karten oder Diagramme können Sie auch andere geeignete Formate wie z.B. TIF wählen.
  • Geben Sie den Dateien bitte sprechende Namen (z.B. „Stein et al. (2021)“, nicht „paper_final“). Dieser wird automatisch als Text des Download-Links angezeigt, wenn Sie keinen Eintrag im Feld „Beschreibung“ machen.
  • Aus der ersten hochgeladenen Datei wird eine Thumbnail-Datei generiert, später als Vorschaubild angezeigt (Wir können zu diesem Zweck die Reihenfolge der Dateien auch nachträglich ändern, kontaktieren Sie uns ggf.!).

Schritt 7: Überprüfen

  • Die eingegebenen Daten werden Ihnen zur Überprüfung angezeigt. Für Korrekturen können Sie per Button „Zurück“ oder „Eingaben korrigieren“.

Schritt 8: Lizenzierung (FID GEO Lizenz)

  • Im letzten Schritt stimmen Sie der Veröffentlichung des Werks auf GEO-LEOe-docs zu. Sie erlauben damit die Speicherung, Online-Bereitstellung und Format-Transformation durch die SUB Göttingen. Sie erlauben damit anderen, das Werk herunterzuladen, zu speichern und in geringer Anzahl zu Drucken. Sie erklären außerdem, keine Rechte Dritter durch die Veröffentlichung zu verletzen, und im Falle des nachträglichen Bekanntwerdens rechtlicher Konflikte GEO-LEOe-docs umgehend zu informieren.
  • Sie können den Text der FID GEO Lizenz jederzeit auf https://e-docs.geo-leo.de/rights einsehen und herunterladen.
  • Ihr Einverständnis erteilen Sie per Häckchen.
  • Danach können Sie per Button die Veröffentlichung abschließen.

Nach Abschluss der Veröffentlichung

  • Ihr Beitrag wird in der ausgewählten Sammlung mit einer eigenen Publikationsseite sichtbar.
  • Der DOI-Link (sofern eine neue DOI vergeben wurde) ist ab dem folgenden Tag aktiv. Ebenfalls ab dem folgenden Tag ist ein Vorschau-Bild (Thumbnail) Ihrer Veröffentlichung zu sehen.
  • Veröffentlichte Dokumente werden nachträglich nicht mehr verändert und nur in Ausnahmefällen wieder gelöscht. Nachträgliche Ergänzungen und Korrekturen der Metadaten (Beschreibung) sind hingegen auf Anfrage möglich. Eine Publikation auch weiteren Sammlungen zugeordnet werden. Kontaktieren Sie uns gern (fid-geo-digi@sub.uni-goettingen.de)!